FlexPOS-integration til Business Central

Grundlæggende opsætning

FlexPOS-integrationen fungerer med meget få opsætningskrav.

Opsætningen klares lettest ved at køre Installationsguiden fra notifikationen i rollecenteret.

Du skal angive dit FlexPOS kundenummer, et brugernavn og et password.

Det er det samme kundenummer, brugernavn og password, som du bruger, når du logger på FlexPOS Back Office online. Det anbefales at oprette en særskilt FlexPOS bruger til integrationen.

Vælg "Test forbindelse" for at kontrollere de indtastede oplysninger. Er oplysningerne korrekte vises "Forbindelsen er OK" og du kan nu afslutte guiden.

Åben herefter "FlexPOS opsætning" for at færdiggøre opsætningen. 

I det følgende er de enkelte felter beskrevet.

Standard visningsgruppe

Dette felt angiver den visningsgruppe som varerne skal tilknyttes når de udlæses til FlexPOS. Med mindre andet er oplyst fra FlexPOS (eller den FlexPOS forhandler, som står for implementeringen), så anbefales det at sætte denne til 1.

Aktivér anmodningslogning

Angiver om alle forespørgsler til FlexPOS BackOffice skal logges sammen med deres svar (godt til fejlsøgning). Alle forespørgsler og svar kan ses på siden "FlexPOS anmodningslogposter".

Inkl. vareattributter i varebeskrivelse

Angiver om vareattributter skal tilføjes til varebeskrivelsen, hvis muligt.

Kontantkundenummer

Angiver hvilken debitor, der skal bruges til kontant salg uden kunde. Bemærk at "Deaktiver søgning efter navn" skal være aktiveret på den valgte debitor.

Bemærk at kontantrabat ikke må være sat op på debitoren.

Indbet.kladdetype

Angiver hvilken kladdetype, der skal bruges til bogføring af modtaget betaling. 

Indbet.kladdenavn

Angiver hvilket kladdenavn, der skal bruges til bogføring af modtaget betaling. Det anbefales at oprette egen kladde til FlexPOS.

Afrundingsdifference-kontonr.

Angiver hvilken finanskonto, der skal bruges til bogføring af afrundingsdifferencer.

Præfiks for salgsbilag

Angiver hvilket præfiks, der skal bruges til salgsbilag eks. FP.

Benyt salgspriser

Angiver om der skal anvendes salgspriser i stedet for udelukkende enhedspris fra varekortet. Kræver opsætning af opgavekø for at eksportere priser. Prisen beregnes med udgangspunkt i den debitor, som er angivet i feltet Kontantkundenummer.

Dagsopgørelse-kladdetype

Angiver hvilken kladdetype, der skal bruges til bogføring af dagopgørelser

Dagsopgørelse-kladdenavn

Angiver hvilket kladdenavn, der skal bruges til bogføring af dagopgørelser. Det anbefales at oprette egen kladde til FlexPOS.

Bogfør kladde

Angiver om dagopgørelses-kladden automatisk skal bogføres. Det anbefales at ikke at bogføre kladden automatisk, men kontrollere kladden manuelt inden bogføring, således evt. fejl undgås. Kladden vil som udgangspunkt kun indeholde differencer mellem den beregnede kassebeholdning og det optalte samt eventuelle beløb som er tilført eller fjernet fra kassen i løbet af dagen.

Synkronisér varebeholdning

Angiver om lagerbeholdning fra Business Central skal udlæses til FlexPOS.

Bemærk at inden løsningen tages i brug, skal den FlexPOS forhandler, som står for implementeringen, have opsat korrekt kortkontering samt varenummer til gavekort og tilgodebevis i FlexPOS BackOffice.

Udlæsning af stamdata

Stamdata omfatter varer inkl. deres pris og stregkoder samt debitorer og styres fra Business Central. Dette vil sige at eventuelle ændringer som laves i FlexPOS ikke synkroniseres til Business Central og vil blive overskrevet igen næste gang oplysningerne udlæses fra Business Central.

FlexPOS-specifikke felter som eksempelvis visningsgruppe på varer, kan godt ændres i FlexPOS og overskrives ikke.

Når stamdata oprettes, ændres eller slettes, så logges ændringen automatisk og tilføjes synkroniseringskøen. Denne kø kan afvikles enten manuelt eller automatisk via opgavekøen (se Automatisering via opgavekø).

Som udgangspunkt anvendes priser fra varekort, men det er muligt at aktivere brugen af salgspriser. Den aktuelle salgspris vil blive beregnet ved udlæsning og tager udgangspunkt i den debitor, som er angivet som kontantkunde i FlexPOS opsætningen. Udlæsningen af salgspriser kræver opsætning af opgavekø og det anbefales at denne afvikles en gang dagligt om natten, således at priserne er opdateret når medarbejderne logger på kassen.

Udlæsning af varebeholdning

Der er mulighed for løbende at udlæse varebeholdning. Denne funktion er deaktiveret som standard, da den kræver at FlexPOS backoffice har aktiveret sit tilsvarende lagermodul, men kan let aktiveres i opsætningen. For at undgå at løbe alle varer igennem ved hver udlæsning gennemløbes blot vareposter siden seneste udlæsning.

Opsætning af betalingstyper

Betalingstyper indlæses fra FlexPOS og tilknyttes Betalingsform i Business Central. Endvidere kan angives finanskonto til kassedifference samt bankkonto til overførsel, hvis der er tale om en kontant-betalingstype. Denne opsætning anvendes til at sikre, at de betalinger som knytter sig til de enkelte transaktioner bogføres på de korrekte konti.

Opsætning af kortkontering

Anvendes integreret kortterminal på FlexPOS er der mulighed for at opsætte kortkontering i FlexPOS BackOffice. Er denne opsætning lavet, vil de konti som er angivet på korttypen i FlexPOS BackOffice, blive anvendt i forbindelse med bogføringen af betalingen i Business Central. På denne måde er det muligt at bogføre eks. Dankort på én konto, Mastercard på en anden mv.

Kreditsalg

Såfremt at FlexPOS er opsat til at tillade kreditsalg, er det muligt at lave salg på kredit til de debitorer som er udlæst fra Business Central. I forbindelse med bogføringen af transaktioner vil der blive oprettet og bogført en faktura til den valgte kunde med de betalingsbetingelser som er angivet på debitorkortet i Business Central. Bemærk at debitorerne skal være oprettet i Business Central og at integrationen ikke understøtter oprettelse af debitorer direkte på FlexPOS, idet der ikke indlæses debitorer fra FlexPOS til Business Central.

Håndtering af transaktioner

Transaktioner indlæses og bogføres løbende. Der dannes en salgsfaktura per transaktion til en kontantkunde (angives i opsætningen) som automatisk bogføres, hvilket medvirker til, at virksomheden løbende kan følge salget samt lagerbevægelser i Business Central. Såfremt at man på kassen har valgt en kunde, vil den salgsfaktura, som oprettes naturligvis blive oprettet til den valgte kunde.

Bemærk at reservation af varer samt lot-/serienummer ikke understøttes og vil medføre fejl i forbindelse med bogføring af transaktioner.

Håndtering af dagsopgørelse

På samme måde som med transaktioner, så indlæses og bogføres dagsopgørelser automatisk. Det er muligt, at slå den automatiske bogføring fra, såfremt man gerne vil se kladden og bogføre denne manuelt.

Lokationer

Lokationskode kan opsættes på den enkelte kasseterminal og anvendes på salgslinjer ved oprettelse og bogføring af bilaget.

Bemærk at hvis man anvender Tvungen Lokation (under Opsætning af Lager), så skal der angives lokationskode på opsætningen af den enkelte kasseterminal.

Dimensioner

Der kan angives en eller flere Dimensioner på kasseterminaloversigten. Det fungerer som standard BC ville tildele dimensionskoder til andre stamdata som en vare eller debitor. Dimensionskoderne anvendes på salgshoved, salgslinje og kladdelinjer (for betalinger og dagsopgørelse) ved oprettelse og bogføring af disse.

Overlap af dimensioner er muligt. Hvis samme dimensioner benyttes andetsteds gælder følgende:

• På salgshovedet (f.eks. fra debitor, sælgerkode eller ansvarscenter) overskives dimensionsværdierne med værdien fra kasseterminalen, da denne valideres sidst.
• På salgslinjer (arves som standard fra salgshovedet) men gælder at varenummeret (som standard) vil være styrende ved overlap.
• På kladdelinjer overstyrer kasseterminalen debitor og modkontis dimensioner ved overlap, da denne valideres sidst.

Automatisering via opgavekø

Via opgavekøen i Business Central er det muligt at automatisere udvalgte processer. Objekttypen skal angives til Codeunit og objekt-id til 70511604 (eller object-id 51604, hvis der anvendes Per Tenant Extension). Herefter angives en af nedenstående parameterstrenge afhængig af hvilken proces, som ønskes afviklet via opgavekøen.

• PROCESS_SYNC_QUEUE
  • Behandler synkroniseringskøen.
• UPDATE_INVENTORY
  • Opdaterer lagerbeholdning i FlexPOS Back Office med beholdningen fra Business Central.
• IMPORT_TRANSACTIONS
  • Importerer transaktioner fra FlexPOS Back Office.
• PROCESS_TRANSACTIONS
  • Bogføre transaktioner med undtagelse af dagsopgørelser.
• PROCESS_EOD
  • Bogføre dagsopgørelser.
  • Skal kun anvendes, hvis man ikke ønsker at håndtere og kontrolellere dagsopgørelser manuelt.
• UPDATE_SALESPRICES
  • Opdater salgspriser forudsat at brug af salgspriser af aktiveret i FlexPOS opsætning.
  • Det anbefales at afvikle denne én gang i døgnet (efter midnat), således at de aktuelle priser bliver beregnet og udlæst til FlexPOS inden butikken åbner.

Events

I tilfælde af behov for tilpasning af integrationen er der mulighed for at benytte nedenstående events.

• Codeunit "FlexPosJournalEco" (ID 70511596/ID 51596)
  • OnBeforePostSalesDoc(var FlexPosJournalEco: Record FlexPosJournalEco; var SalesHeader: Record "Sales Header")
    • Dette  event kaldes umiddelbart før bogføring af den salgsordre, som oprettes.
  • OnBeforeInsertSalesLine(var FlexPosJournalLineEco: Record FlexPosJournalLineEco; var SalesLine: Record "Sales Line")
    • Bemærk at dette event kun kaldes umiddelbart før indsættelse at Sales Line, når der er tale om en vare.

Mangler du/I et event, så kontakt os.