FlexPOS-integration til Business Central

Introduktion og funktionalitet

FlexPOS-integrationen til Microsoft Dynamics 365 Business Central sørger for integration mellem FlexPOS Backoffice og Dynamics 365 Business Central, så du kun behøver at vedligeholde stamdata ét sted og kan importere alle salgs-transaktioner, varebevægelser og kasseopgørelser fra FlexPOS Backoffice til Business Central.

Transaktioner indlæses og bogføres løbende. Der dannes en salgsfaktura per transaktion, som automatisk bogføres, hvilket medvirker til, at virksomheden løbende kan følge salget samt lagerbevægelser i Business Central. Såfremt man på kassen har valgt en kunde, vil den salgsfaktura, som oprettes naturligvis blive oprettet til den valgte kunde.

På samme måde som med transaktioner, så indlæses og bogføres dagsopgørelser automatisk. Det er muligt, at slå den automatiske bogføring fra, såfremt man gerne vil se kladden og bogføre denne manuelt.

Integrationen indeholder

Udlæsning af vare-stamdata, der udover beskrivelsen også indeholder

• Varens pris: Som udgangspunkt anvendes priser fra varekortet, men det er også muligt at aktivere brugen af salgspriser fra Business Central.
• Kampagner, som gør det muligt at definere priser og rabatter for bestemte mængder på tværs af flere varenumre.
• Varens stregkoder.
• Følgevarer (såsom fx pant).
• Vare/pris-information til elektroniske hyldelabels.
• Varebeholdning, så den er tilgængelig på kassen.

Udlæsning af debitorer, herunder håndtering af kreditsalg.

Lokations- og dimensionshåndtering, hvor hver enkelt kasse kan tilknyttes en lokation og/eller dimension, som overføres til bilag og bogførte poster.

Hele integrationen kan automatiseres via opgavekøen i Business Central.

Pris

Integrationen koster DKK 335 eks. moms per måned per kasse gældende for de første 5 kasser.

Kasse 6-10 koster DKK 150 per måned per kasse.

Yderligere kasser koster DKK 100 per kasse per måned.

Support, herunder assistance til opsætning, er ikke indeholdt i prisen.

Opsætning og brug

Grundlæggende opsætning

FlexPOS-integrationen fungerer med meget få opsætningskrav.

Opsætningen klares lettest ved at køre Installationsguiden fra notifikationen i rollecenteret.

Du skal angive dit FlexPOS kundenummer, et brugernavn og et password.

Det er det samme kundenummer, brugernavn og password, som du bruger, når du logger på FlexPOS Back Office online. Det anbefales at oprette en særskilt FlexPOS bruger til integrationen.

Vælg "Test forbindelse" for at kontrollere de indtastede oplysninger. Er oplysningerne korrekte vises "Forbindelsen er OK" og du kan nu afslutte guiden.

Åben herefter "FlexPOS opsætning" for at færdiggøre opsætningen. 

I det følgende er de enkelte felter beskrevet.

Standard visningsgruppe

Dette felt angiver den visningsgruppe som varerne skal tilknyttes når de udlæses til FlexPOS. Med mindre andet er oplyst fra FlexPOS (eller den FlexPOS forhandler, som står for implementeringen), så anbefales det at sætte denne til 1.

Aktivér anmodningslogning

Angiver om alle forespørgsler til FlexPOS BackOffice skal logges sammen med deres svar (godt til fejlsøgning). Alle forespørgsler og svar kan ses på siden "FlexPOS anmodningslogposter".

Inkl. vareattributter i varebeskrivelse

Angiver om vareattributter skal tilføjes til varebeskrivelsen, hvis muligt.

Anvend butikskæde-opsætning

Se særskilt afsnit

Kontantkundenummer

Angiver hvilken debitor, der skal bruges til kontant salg uden kunde. Bemærk at "Deaktiver søgning efter navn" skal være aktiveret på den valgte debitor.

Bemærk at kontantrabat ikke må være sat op på debitoren.

Indbet.kladdetype

Angiver hvilken kladdetype, der skal bruges til bogføring af modtaget betaling. 

Indbet.kladdenavn

Angiver hvilket kladdenavn, der skal bruges til bogføring af modtaget betaling. Det anbefales at oprette egen kladde til FlexPOS.

Afrundingsdifference-kontonr.

Angiver hvilken finanskonto, der skal bruges til bogføring af afrundingsdifferencer.

Præfiks for salgsbilag

Angiver hvilket præfiks, der skal bruges til salgsbilag eks. FP.

Benyt salgspriser

Angiver om der skal anvendes salgspriser i stedet for udelukkende enhedspris fra varekortet. Kræver opsætning af opgavekø for at eksportere priser. Prisen beregnes med udgangspunkt i den debitor, som er angivet i feltet Kontantkundenummer.

Benyt følgeprodukter

Dagsopgørelse-kladdetype

Angiver hvilken kladdetype, der skal bruges til bogføring af dagopgørelser

Dagsopgørelse-kladdenavn

Angiver hvilket kladdenavn, der skal bruges til bogføring af dagopgørelser. Det anbefales at oprette egen kladde til FlexPOS.

Bogfør kladde

Angiver om dagopgørelses-kladden automatisk skal bogføres. Det anbefales at ikke at bogføre kladden automatisk, men kontrollere kladden manuelt inden bogføring, således evt. fejl undgås. Kladden vil som udgangspunkt kun indeholde differencer mellem den beregnede kassebeholdning og det optalte samt eventuelle beløb som er tilført eller fjernet fra kassen i løbet af dagen.

Synkronisér varebeholdning

Angiver om lagerbeholdning fra Business Central skal udlæses til FlexPOS.

Bemærk at inden løsningen tages i brug, skal den FlexPOS-forhandler, som står for implementeringen, have opsat korrekt kortkontering samt varenummer til gavekort og tilgodebevis i FlexPOS BackOffice.

Mulighed for kæde-setup

I tilfælde af flere butikker er der mulighed for at aktivere såkaldt kædesetup, med særskilt opsætning for den enkelte butik.

Flere af de samme felter som findes på FlexPOS-opsætning findes også på FlexPOS butikker, men er skjulte som standard. I tilfælde af et felt ikke er udfyldt anvendes opsætningen fra FlexPOS-opsætning.

Når kædesetup er aktiveret sker udlæsning af stamdata til en "master"-butik, som er den som er angivet under FlexPOS-opsætning, men transaktioner hentes fra de butikker som er angivet under FlexPOS-butikker.

Bemærk at funktionaliteten ikke bør aktiveres uden forudgående aftale med den FlexPOS-forhandler, som står for implementeringen, da funktionaliteten forudsætter at den nødvendige opsætning er lavet i FlexPOS BackOffice.

Udlæsning af stamdata

Stamdata omfatter varer inkl. deres pris og stregkoder samt debitorer og styres fra Business Central. Dette vil sige at eventuelle ændringer som laves i FlexPOS ikke synkroniseres til Business Central og vil blive overskrevet igen næste gang oplysningerne udlæses fra Business Central.

FlexPOS-specifikke felter som eksempelvis visningsgruppe på varer, kan godt ændres i FlexPOS og overskrives ikke.

Når stamdata oprettes, ændres eller slettes, så logges ændringen automatisk og tilføjes synkroniseringskøen. Denne kø kan afvikles enten manuelt eller automatisk via opgavekøen (se Automatisering via opgavekø).

Som udgangspunkt anvendes priser fra varekort, men det er muligt at aktivere brugen af salgspriser. Den aktuelle salgspris vil blive beregnet ved udlæsning og tager udgangspunkt i den debitor, som er angivet som kontantkunde i FlexPOS opsætningen. Udlæsningen af salgspriser kræver opsætning af opgavekø og det anbefales at denne afvikles en gang dagligt om natten, således at priserne er opdateret når medarbejderne logger på kassen.

Følgevarer

På varekortet er det muligt at angive en følgevare, som er en vare, som automatisk tilføjes ved salg. Bemærk at følgevaren, skal være udlæst til FlexPOS, inden at den kan tilføjes til en anden vare i Business Central.

Elektroniske hyldelabels

Anvendes FlexPOS' løsning til elektroniske hyldelabels er det muligt på den enkelte vare at angive om det på hyldelabelen skal fremgå at prisen er excl. pant. Ligeledes er det muligt at få vist pris per enhed, eksempelvis pris per kilo, såfremt at nettoindhold angives på varekortet. Afviger den enhed som nettoindholdet skal angives i fra varens basisenhed, så er der mulighed for at angive en specifik enhed til dette formål. På den enkelte enhed er der endvidere mulighed for at angive en forkortelse for den valgte enhed eksempelvis kg.

På hyldelabelen vil oplysningerne blive angivet som vist nedenfor.

• Excl. pant
• Pris pr. kg.: 98,00 (beregnes som pris inkl. moms / nettoindhold)

Bemærk at funktionen skal aktiveres under FlexPOS opsætning.

Kampagner

Kampagner gør det muligt at definere priser og rabatter for udvalgte varer eksempelvis et bestemt antal varer til en bestemt pris eller at et bestemt antal varer udløser en bestemt rabat.

Når en kampagne oprettes skal den have et unikt nummer. Ønsker man ikke at angive dette manuelt er det muligt at definere en nummerserie under FlexPOS-opsætning, således at numrene tages fra denne automatisk i forbindelse med oprettelse.

Kampagnen skal have et navn og gerne en beskrivelse. For alle kampagner gælder det også at startdato skal angives, men man kan undlade slutdato. Det er desuden muligt at vælge om kampagnen er aktiv eller inaktiv.

Under Antal angives det antal varer som er påkrævet for at udløse den valgte pris eller rabat. De varer som skal medtages i kampagnen angives under Varer.

Under Type er der mulighed for at vælge mellem nedenstående.

• Pris inkl. moms
  • Samlet pris for det antal som er angivet.
• Rabatprocent
  • Samlet rabatprocent, når der købes det antal som er angivet.
• Rabatbeløb
  • Samlet rabatprocent, når der købes det antal som er angivet.

Transaktioner indlæses og bogføres løbende. Der dannes en salgsfaktura per transaktion til en kontantkunde (angives i opsætningen) som automatisk bogføres, hvilket medvirker til, at virksomheden løbende kan følge salget samt lagerbevægelser i Business Central. Såfremt at man på kassen har valgt en kunde, vil den salgsfaktura, som oprettes naturligvis blive oprettet til den valgte kunde.

Bemærk at reservation af varer samt lot-/serienummer ikke understøttes og vil medføre fejl i forbindelse med bogføring af transaktioner.

Håndtering af dagsopgørelse

På samme måde som med transaktioner, så indlæses og bogføres dagsopgørelser automatisk. Det er muligt, at slå den automatiske bogføring fra, såfremt man gerne vil se kladden og bogføre denne manuelt.

Lokationer

Lokationskode kan opsættes på den enkelte kasseterminal og anvendes på salgslinjer ved oprettelse og bogføring af bilaget.

Bemærk at hvis man anvender Tvungen Lokation (under Opsætning af Lager), så skal der angives lokationskode på opsætningen af den enkelte kasseterminal.

Dimensioner

Der kan angives en eller flere Dimensioner på kasseterminaloversigten. Det fungerer som standard BC ville tildele dimensionskoder til andre stamdata som en vare eller debitor. Dimensionskoderne anvendes på salgshoved, salgslinje og kladdelinjer (for betalinger og dagsopgørelse) ved oprettelse og bogføring af disse.

Overlap af dimensioner er muligt. Hvis samme dimensioner benyttes andetsteds gælder følgende:

• På salgshovedet (f.eks. fra debitor, sælgerkode eller ansvarscenter) overskives dimensionsværdierne med værdien fra kasseterminalen, da denne valideres sidst.
• På salgslinjer (arves som standard fra salgshovedet) men gælder at varenummeret (som standard) vil være styrende ved overlap.
• På kladdelinjer overstyrer kasseterminalen debitor og modkontis dimensioner ved overlap, da denne valideres sidst.

Automatisering via opgavekø

Via opgavekøen i Business Central er det muligt at automatisere udvalgte processer. Objekttypen skal angives til Codeunit og objekt-id til 70511604 (eller object-id 51604, hvis der anvendes Per Tenant Extension). Herefter angives en af nedenstående parameterstrenge afhængig af hvilken proces, som ønskes afviklet via opgavekøen.

• PROCESS_SYNC_QUEUE
  • Behandler synkroniseringskøen.
• UPDATE_INVENTORY
  • Opdaterer lagerbeholdning i FlexPOS Back Office med beholdningen fra Business Central.
• IMPORT_TRANSACTIONS
  • Importerer transaktioner fra FlexPOS Back Office.
• PROCESS_TRANSACTIONS
  • Bogføre transaktioner med undtagelse af dagsopgørelser.
• PROCESS_EOD
  • Bogføre dagsopgørelser.
  • Skal kun anvendes, hvis man ikke ønsker at håndtere og kontrolellere dagsopgørelser manuelt.
• UPDATE_SALESPRICES
  • Opdaterer salgspriser forudsat at brug af salgspriser af aktiveret i FlexPOS opsætning.
  • Det anbefales at afvikle denne én gang i døgnet (efter midnat), således at de aktuelle priser bliver beregnet og udlæst til FlexPOS inden butikken åbner.
• UPDATE_CAMPAIGNS
  • Sætter kampagner til inaktive, hvis slutdato er dags dato eller tidligere.
  • Hvis brugen af elektroniske hyldeforkanter er aktiveret, så opdateres desuden oplysninger på varer, hvis der er tale om en kampagne af typen "Pris".

Events

I tilfælde af behov for tilpasning af integrationen er der mulighed for at benytte nedenstående events.

• Codeunit "FlexPosJournalEco" (ID 70511596/ID 51596)
  • OnBeforePostSalesDoc(var FlexPosJournalEco: Record FlexPosJournalEco; var SalesHeader: Record "Sales Header")
    • Dette event kaldes umiddelbart før bogføring af den salgsordre, som oprettes.
  • OnBeforeInsertSalesLine(var FlexPosJournalLineEco: Record FlexPosJournalLineEco; var SalesLine: Record "Sales Line")
    • Bemærk at dette event kun kaldes umiddelbart før indsættelse at Sales Line, når der er tale om en vare.
• Codeunit "FlexPosCoreEco" (ID 70511598)
  
  • OnBeforeAddToSyncQueue(SyncAction: enum FlexPosSyncActionEco; RecordVariant: Variant; var FlexPosSyncQueueEco: Record "FlexPosSyncQueueEco"; var IsHandled: Boolean)
    • Dette event kaldes inden at poster tilføjes til synkroniseringskøen. Dermed at det muligt eksempelvis at frasortere data som ikke skal synkroniseres med FlexPOS.

Mangler du/I et event, så kontakt os.