Mailvedhæftning til Business Central

Introduktion og funktionalitet

Vedhæft automatisk bilag eller hyperlinks i den mail-korrespondance, der udgår fra Business Central. Eksempelvis produktblade, leveringsbetingelser eller et kontoudtogs åbne fakturaer.

Mailinformationsvedhæftning er en funktionspakke, der tillader brugere af Ecodel’s ERP-hotel at vedhæfte forskellige bilag eller hyperlinks i den mail-korrespondance, der udgår fra deres ERP-system automatisk. Eksempelvis kan salgs- og leveringsbetingelser automatisk vedhæftes tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer, eller informationsblade kan vedhæftes, hvis en bestemt vare indgår i leverancen.

Funktionalitet tilgængelig i den nuværende version indeholder:

• Sprogstyring: Sprogkoder bruges til at angive for hvilke sprog en vedhæftning er gældende.
• Parameterstyret brødtekst: Mulighed for at formulere den tekst, der skal stå i mailen i forbindelse med vedhæftningen, med inddragelse af variable som varenummer, link, filnavn og version.
• Versionsstyret vedhæftelsesfrekvens: Skal en vedhæftning med hver gang, eller kun en gang pr version.
• Logfunktioner: Hvilke bilag har været oprettet med vedhæftning. Hvilke brugere har oprettet mails på hvilket tidspunkt.
• Global Bcc adresse på SMTP-afsendelser: Du kan opsætte en mailadresse til at modtage en kopi af alle mails, der sendes i bagrunden (med SMTP).

Pris

Integrationen koster DKK 295 eks. moms per måned per regnskab.

Support, herunder assistance til opsætning, er ikke indeholdt i prisen.

Opsætning og brug

Grundlæggende opsætning

Opsætningen findes under Opsætning/Programopsætning/Ecodel, eller ved at begynde at skrive ”Mailvedhæftningsopsætning” i søgefeltet (Ctrl+F3).

Et eksempel på en opsætning kunne se således ud:

Den enkelte opsætning kan vedligeholdes i oversigten eller på det tilhørende kort (dobbeltklik eller tryk på rediger)

Modtagertype: Her bestemmes hvorvidt det er salgsbilag (debitor) eller købsbilag (kreditor), der skal have den pågældende vedhæftning. Mailafsendelse af kreditorbilag understøttes endnu ikke (BC16, CU4), så denne vil på nuværende tidspunkt altid skulle være ”Debitor”.

Modtagertypenummer: Hvis feltet efterlades blankt, modtager alle debitorer vedhæftningen. Hvis der angives et nummer fra debitortabellen modtager kun den valgte debitor vedhæftningen.

Bilagstype: Her bestemmes, hvilke bilagstyper, der skal have vedhæftningen. Hvis feltet er tomt vedhæftes til alle bilagstyper.

Linjetype: Her kan vælges mellem [Blank], Vare eller Ressource. Efterlades feltet blankt tages der ikke højde for linjer på bilaget. Vælges der en linjetype søges bilaget igennem efter en linje inden for typen og vedhæftningen foretages, hvis der findes en eller flere linjer med den pågældende linjetype.

Linjetypenummer: Bilagslinjerne kan her filtreres på samme måde som modtagertypen ovenfor. Hvis kun en enkel vare eller ressource skal udløse vedhæftningen vælges det pågældende nummer i feltet. Hvis det efterlades blankt udløses vedhæftningen ved alle bilagslinjer af den ovenfor valgte linjetype.

Sprogkode: Her angives hvilken sprogkode vedhæftningen gælder. Bemærk: sprogkoden [Blank] er også en sprogkode, og skal således ikke forveksles med at opsætningen gælder for alle sprogkoder.

Vedhæftningstype: Hvis vedhæftningen er en fil vælges dette, ellers efterlades det på et hyperlink.

Link: Afhængig af den valgte vedhæftningstype kan man lave et opslag på en fil, eller indsætte et link til en hjemmeside. Bemærk: Hvis vedhæftningstypen er Fil, vil filen blive uploadet til databasen, så den er tilgængelig for alle klienter, der afsender salgsbilag. Ellers vil et forsøg på afsendelse resultere i en fejl.

Brødtekst (formel): Her kan frit tastes en sætning som man ønsker skal indgå i mailens brødtekst, hvis vedhæftningen er gældende. Koderne %1, %2, %3 og %4 henviser til de pågældende felter Linjetype, Linjetypenummer, Link og Version. Under FastTab’en Brødtekst kan den beregnede sætning indeholdende de refererede felter ses som html-kodet tekst.

Version: Bruges til versionsstyring. Det er et kodefelt og fungerer således at 2 er større 1.09, men mindre end 10.9

Vedhæftelsesfrekvens: Dette felt fungerer sammen med feltet Version, og det kan angives hvorvidt man ønsker vedhæftningen ”Hver gang” eller kun ”En gang pr version”.

Opsætningseksemplet ovenfor giver det følgende resultat for en ordrebekræftelse sendt til Debitor 10000 indeholdende bl.a. varenummer 1000:

NB: der henvises 2 gange til vedhæftningen Ecodel.png, men da linket er det samme i opsætningen foretages vedhæftningen kun én gang af hensyn til mailens størrelse.

Og næste gang en mail afsendes til samme debitor, vil linjen vedrørende vare 1000 ikke være inkluderet med mindre Ecodel.png havde fået et højere versionsnummer end 3 i opsætningen.