NAV / Business Central - Magento Integration

Kort beskrivelse

ERP-hotellets NAV / Business Central kan bl.a. integreres med en Magento webshop. Således kan webordrer, kunde- og vareoplysninger automatisk importeres til NAV / Business Central med et periodisk opgavekøjob.

En ordreoversigt i Business Central giver overblik over importerede ordrers status og let adgang til evt. manuel behandling, hvis nødvendigt.

Opsætning

For at aktivere integrationen skal følgende gøres:

1. Installer integrations-app'en i din NAV / BC.
   
   
   
2. Når installationen er på plads laves opsætningen på siden "Lejeropsætning".
   Genvejsdimensionerne "Webshop" og "Webordre" henviser til din "Opsætning af Finans" og sørger for at alle ordrer og tilhørende transaktioner stemples med hhv. Shop-id og Ordre-id. I øjeblikket understøttes kun globale dimensioner.
   Gavekortdimensionen er valgfri, men kan benyttes til at spore kuponkoder fra Magento på separate ordrelinjer - i så fald skal gavekortsvarenummeret også udfyldes.
   Korrektionsvarenummer angives for at have et sted at placere beløbskorrektioner fra dokumenter i Magento. Udfyld til sidst fragtvarenummeret, så der kan oprettes ordrelinjer med fragtomkostninger.
   
   
   
3. For at oprette nye kunder i NAV / BC eller tildele en ordre til en "Kontantkunde" skal disse opsættes under Salg. Kundeskabeloner sættes pr. landekode ved at klikke på de tre prikker ved siden af felterne "Kontantkunder pr landekode" og "Debitorskabeloner pr landekode".
   
   Under salg skal også angives en vareskabelon som skal bruges bed oprettelse af nye varenumre.
   
   
4. Til sidst skal NAV / Business Central have oplysninger om hvor din webshop er placeret og hvordan den skal logge på. Det kan hurtigt blive lidt teknisk, men eksempeldata er udfyldt i billedet ovenfor og kan tjene til vejledning.
   
   
5. Magento 2 har en mere nuanceret varestruktur og det er muligt at sætte specialfelter for varekort op i NAV / Business Central, hvis man har nogle specialfelter i Magento 2, man gerne vil have mappet til felter på varekortet:
   
   
   
6. Ligeledes er det mulig at mappe Magento 2 specialfelter til dimensionsværdier i NAV / BC, hvilket gøres under "Dimensioner". Dimensionsværdier oprettes automatisk i Business Central ved vareimport fra Magento 2:
   
   
   
7. Ved at klikke på importen i båndet på lejeropsætningen vil alle aktive varer og alle aktive ordrer blive importeret til NAV / BC. Da det kan være en stor mængde data, anbefales det at gøre dette i et testregnskab til at begynde med og på et tidspunkt, hvor det ikke vil forstyrre driften.
   
   
   
8. Automatisk opdatering af Ordrer kan sættes op i Opgavekøen ved valg af Codeunit 50076 for Magento 1 og/eller 50077 for Magento 2, med en parameterstreng "Orders". Ordreimport kan med fordel sættes med nogle timers interval.
   
   
   
9. Da nye varer alligevel hentes ved ordreimport anbefales det enten helt at undlade automatisk vareimport eller kun at køre vareimport en gang i døgnet (om natten). Undlader man automatisk vareimport vil kun varer med bevægelser på shoppen blive oprettet i NAV / BC. Vareimport laves med Codeunit 50077 med parameterstrengen "Items".
   Varer kan under alle omstændigheder oprettes eller opdateres manuelt og oplysninger trækkes fra Magento inde fra varekortet i NAV / Business Central.
   

Særligt om brug af kupon-koder / gavekort

For at registrere omsætning på kuponkoder / gavekort på separate varelinjer skal en dimensionsværdi tildeles som beskrevet i punkt 2 øverst i artiklen. Herefter oprettes hver kode man ønsker at spore i dimensionsværdierne:

Hvis så koden (eks GK-32146-HHFS-16) benyttes på shoppen vil denne blive oprettet på en selvstændig varelinje med den aktuelle dimensionsværdi, så omsætningen/rabatten kan spores separat i finansen.

Daglig brug

Har man sat ordreimport op i opgavekøen som beskrevet i punkt 8 skal man blot benytte NAVs / Business Centrals normale ordrebehandling til at gennemse og forsyne ordrerne som vanligt. Overblik over indkomne ordrer og evt fejl kan ses i Magento Ordreoversigt. Her er både ordre og linje oplysninger tilgængelige til kontrol og den automatiske import underretter om evt. fejl i importen (hvis ikke beløb stemmer eller bestemte nødvendige oplysninger mangler).

Ordrer og Varer oprettes automatisk i NAV / Business Central. Leverancer og fakturaer bogføres i takt med at de dannes i Magento 1 og 2, og evt. kreditnotaer oprettes og bogføres tilsvarende.