Opret en Continia bruger og send en velkomstmail

Denne artikel vedrører OnPremise kunder (BC21 og ældre).
For Cloud (SaaS) kunder henvises til: Oprettelse af brugere – ERP-hotel support (erphotel.com)


Om Continia brugere:

Continia brugere anvendes til brugere som skal kunne godkende i Document Capture, anvende Expense med sit kreditkort eller begge dele - men ikke skal have adgang til Business Central.

Vær opmærksom på at Continia brugere koster 50 kr. om måneden. Hvis brugeren allerede findes i Business Central som Full user eller Light user, er det dog gratis at oprette brugeren som Continia bruger.

Guide til brugeroprettelse:

Første skridt er at oprette brugeren som 'Ekstern bruger' i Business Central.

Naviger til Brugere i Business Central og klik på "Ny" i proceslinjen.

På det nye brugerkort vælges "Licenstype": Ekstern bruger.

Derefter udfyldes "Brugernavn", "Fulde navn", "Kontaktens mailadresse" og "Godkendelsesmail" felterne.

Der skal ikke angives en adgangskode, da brugeren ikke kan logge ind i Business Central.

Derefter skal brugeren have rettigheder til data fra Business Central. 

På brugerkortet rulles ned til rubrikken "Medlemskaber af brugergruppe" nederst på kortet.

Tilføj rettighedssættene: CDC-ALL, CSC BASIC og SUPER.

Til sidst er det vigtigt at klikke på de tre prikker ud for "Webtjenesteadgangsnøgle" øverst på brugerkortet.


Klik ja til nedenstående infoboks:



Slå "Nøglen udløber aldrig" til og tryk OK.



Nu er brugeren oprettet som ekstern bruger i systemet.

Guide til Continia brugeroprettelse:

Hvis brugeren findes i listen over 'brugere' kan brugeren oprettes som Continia bruger.

Naviger til Continia brugeroversigt og klik på "Ny".



Indtast det brugernavn, som den eksterne bruger blev oprettet med, i "Bruger-id" og derefter vil felterne "Navn" og "E-mail" blive udfyldt automatisk.

Læg mærke til hvilken "Logintype" brugeren er angivet til i feltet længst til højre. Det skal oftest være det samme for alle brugere i systemet. For at ændre logintypen klikkes på "Handlinger" i proceslinjen og vælges enten "SetDatabaseLogin" eller "SetO365Login".



Nu skal brugeren tildeles adgang til bestemte regnskaber.

Dette gøres ved at klikke på stregen eller tallet under "Adgang til regnskaber" på den givne brugers linje.



Herinde trykkes på "Rediger liste" i proceslinjen og "Adgang"-boksen vinges af for de regnskaber brugeren skal have adgang til.

Derefter angives "sælger/indkøber" feltet (dette forudsætter at brugeren er oprettet under Sælgere/Indkøbere i Business Central).

Godkender-id vælges ved at klikke i Godkender-id feltet og trykke på de tre prikker til højre. Man kan også skrive første del af navnet, hvorefter Business Central vil forsøge at autofille med det nærmeste match på brugernavn den kan finde. I de fleste systemer er det muligt at vælge en godkender for Document Capture og en godkender for Expense Management.

Her kan man også klikke af om brugeren skal være Expense bruger, i boksen "Expense bruger". 

Hvis brugeren skal oprettes som Expense bruger, skal der tilknyttes en kreditor. Opret brugeren som en kreditor og det vil være muligt at vælge brugerens kreditor i feltet "Kreditornr.".



Når alt er som ønsket i opsætningen, vendes tilbage til Continia brugeroversigt og der klikkes på "Udlæs brugere" i proceslinjen. Dette synkroniserer alle brugere med Continias servere. Det svarer til at gemme sine ændringer. Hvis ikke brugerne er udlæst, kender serveren ikke til de ændringer eller brugere som er dannet siden sidste udlæsning.

Send velkomstmail:

Afslutningsvist, skal brugeren modtage en velkomstmail, for at kunne oprette et password og få linket til godkendelsesportalen/expense appen.

I Continia brugeroversigt: klik på "Rediger liste" i proceslinjen og kryds af i feltet "Send velkomst e-mail" for at sende velkomstmail til Document Capture (godkender), eller kryds af i feltet "Send velkomst e-mail (EM)" for at sende en velkomstmail til Expense Management. Når krydset er sat, klikkes på "Send velkomst e-mail" i proceslinjen. Det kan være nødvendigt at markere den aktuelle bruger med blåt, mens man klikker på knappen.

Bemærk: velkomstmails er kun gyldige i 48 timer.

Hvis brugeren i fremtiden skulle få brug for at modtage en velkomstmail (eksempelvis hvis mailen når at udløbe), gentages sidste del.