Brugertyper:
Der findes 4 brugertyper som kan oprettes på Cloud (SaaS):
Fuld bruger / Full user :
895 dkk om måneden ( 945 dkk for kunder med produktions- og/eller servicestyring )
* 1 års binding. Fleksibel licens med månedlig binding kan tilkøbes af Microsoft for tillæg på 138 kr.
For at oprette en Fuld bruger skal Ecodel informeres om brugerens fulde navn og deres E-mail. Derefter vil Ecodel bestille en licens fra Microsoft, og tildele den til den valgte bruger. Vær opmærksom på at der kan gå op til et par dage før licensen ankommer/bliver synkroniseret i Microsofts servere.
En Fuld brugers rettigheder indeholder alle opgaver i Business Central. En Fuld bruger indeholder også retten til at være godkender.
En Fuld bruger kan begrænses i rettigheder af Ecodel, eller med bestemte rettighedssæt. Læs mere om rettighedssæt her: Tildel brugerrettigheder – ERP-hotel support
Light bruger / Light user :
295 dkk om måneden
* 1 års binding. Fleksibel licens med månedlig binding kan tilkøbes af Microsoft for tillæg på 12 kr.
For at oprette en Light bruger skal Ecodel informeres om brugerens fulde navn og deres E-mail. Derefter vil Ecodel bestille en licens fra Microsoft, og tildele den til den valgte bruger. Vær opmærksom på at der kan gå op til et par dage før licensen ankommer/bliver synkroniseret i Microsofts servere.
En Light brugers rettigheder indeholder nedenstående opgaver/muligheder i Business Central. En Light bruger indeholder også retten til at være godkender.
Se og læse alt data i Business Central. |
Opdatere eksisterende data og poster i Business Central, såsom eksisterende debitor-, kreditor- eller vareposter. Poster er specifik information, der kan opdateres, f.eks. forfaldsdatoen på debitorposter. |
Godkende eller afvise opgaver i alle arbejdsgange tildelt en bruger, med den begrænsning, at godkendelser og afvisninger kun kan opdatere data i poster, som Light users har adgang til. |
Oprette, redigere og slette et salgs- eller købstilbud. |
Oprette, redigere og slette personlige oplysninger. |
Redigere timesedler til sager som ligger til godkendelse. |
Bruge Dynamics 365 Power Apps/Power Automate brugsrettigheder, der følger med en Dynamics 365-licens. |
Light Users har adgang til en begrænset mængde af specialtilpassede tabeller, udviklet af udbydere. |
En Light bruger kan begrænses i rettigheder af Ecodel, eller med bestemte rettighedssæt. Læs mere om rettighedssæt her: Tildel brugerrettigheder – ERP-hotel support
Godkender / Approver :
60 dkk om måneden (Gratis for Fulde brugere og Light brugere).
* 1 års binding. Fleksibel licens med månedlig binding kan tilkøbes af Microsoft for tillæg på 12 kr.
For at oprette en godkender skal Ecodel informeres om brugerens fulde navn og deres E-mail. Derefter vil Ecodel bestille en licens fra Microsoft, og tildele den til den valgte bruger. Vær opmærksom på at der kan gå op til et par dage før licensen ankommer/bliver synkroniseret i Microsofts servere.
En godkender kan ikke logge ind i Business Central, men kan kun godkende via Continias webportal.
Expense bruger / Expense user :
60 dkk om måneden.
* Binding til udløbet af indeværende kvartal.
En Expense bruger kan stå alene, eller være en tilføjelse til en øvrig brugertype. F. eks kan en Light bruger også være Expense bruger og vil derved koste 355 dkk.
Expense brugere kan ikke logge ind i Business Central, medmindre de også er Fuld bruger eller Light bruger. Expense brugere kan sende udgifter, kørsler og diæter ind via Continia Expense Management appen.
Brugeroprettelse (Fuld bruger / Light bruger / Godkender) :
Brugeren skal oprettes i Microsoft 365. Licenser skal også tildeles i Microsoft 365. Hvis man har en Microsoft 365 administrator, kan administratoren oprette brugere og fordele tilgængelige licenser. Ecodel kan både oprette brugere og fordele/tildele licenser, hvis ikke man har en Microsoft 365 administrator. Giv i dette tilfælde blot Ecodel besked om brugerens fulde navn og ønskede licenstype. Hvis brugeren besidder en email, skal denne også informeres - ellers vil en ny oprettes.
Ecodel melder tilbage når licensen er klar. Herefter kan brugerne oprettes ved at navigere ind på siden: Brugere. Her skal øverst i proceslinjen klikkes på 'Startside' og derefter underfunktionen 'Opdater brugere fra Microsoft 365'. (Se billede).
Vær opmærksom på at brugerne oprettes automatisk med rettigheder til det regnskab som er åbent, ved oprettelse.
Når brugerne er oprettet i brugerlisten, kan deres rettigheder styres/tildeles: Tildel brugerrettigheder – ERP-hotel support
Godkendere skal KUN have rettighedssættet ERP APPROVER som anvist nedenfor:
Øvrige rettighedssæt kan forstyrre, så derfor anbefales de at slettes for godkendere.
Hvis brugeren har rettighed til det, vil de herefter kunne logge ind via samme link som øvrige brugere.
Brugeroprettelse (Godkender/Approver) :
Åbn siden Continia brugere. Her klikkes på +Ny i proceslinjen øverst.
Hvis brugeren allerede eksisterer i Business Central som Fuld bruger, Light bruger eller Godkender under listen brugere, kan brugeren vælges ved at klikke på de tre prikker (assist menu) i feltet Bruger-id.
Sæt logintype til 'Office 365' i sidste kolonne.
Klik derefter på den flade streg i 'Adgang til regnskaber':
Dette åbner en liste over alle regnskaber. Her skal adgang til et regnskab angives, før andre felter kan udfyldes. Dette gøres ved at markere en linje, og derefter klikke flueben til i kassen under 'Adgang'. Bemærk at det kan være nødvendigt at bruge funktionen 'Rediger liste' i proceslinjen, for at kunne sætte krydset:
Når adgang er givet, anbefales at lukke vinduet og navigere over på siden Continia brugeropsætning, som er et lignende vindue med flere felter og muligheder.
I Continia brugeropsætning, kan angives mange muligheder. Nedenfor er de felter som har betydning for Godkendere/Approvers angivet:
Sælger/indkøber: Denne skal vælges eller oprettes for at kunne bruge almindeligt godkendelsesflow. Klik i feltet og vælg fra listen. Hvis ikke brugeren findes som Sælger/Indkøber, oprettes denne ved at klikke på +Ny i listen.
Godkender-id (manager): Den godkender som købsbilaget (ikke udgifter, diæter og kørsler) vil blive videresendt til hvis ikke den valgte bruger kan godkende det beløb som købsbilaget har.
Beløbsgrænse for godkendelse af køb: Den grænse som brugeren kan godkende købsbilag indenfor, før bilaget vil kræve at bilaget sendes videre til brugerens Godkender-id (manager).
Godkendelsesbeløb for udgifter: Den grænse som brugeren kan godkende udgifter, kørsler og diæter indenfor, før bilaget vil kræve at bilaget sendes videre til brugerens Godkender-id (manager).
Ubegrænset godkendelse af køb: Mindst én Godkender skal have denne. Giver brugeren ubegrænset beløbsgrænse for købsbilag.
Ubegrænset godkendelse af udgifter: Mindst én Godkender skal have denne. Giver brugeren ubegrænset beløbsgrænse for udgifter, kørsler og diæter.
Godkendelsesadministrator: Kan flytte, annullere og gennemtvinge godkendelser i Business Central.
Tillad gennemtvingelse af registrering: Kan godkende alle beløb.
Godkendelsesklient: Angiver om hvor Godkenderen kan/må godkende. Hvis godkenderen er Fuld bruger eller Light bruger, vil de kunne godkende inde i Business Central medmindre 'intet' vælges. Hvis brugeren kun er Godkender, skal 'Continia webgodkendelsesportal' vælges, da det er det eneste sted godkenderen kan tilgå.
Må rette kontering: Angiver om Godkenderen må ændre dimensioner, type, beskrivelse og finanskonto på linjerne i bilag under godkendelse.
Dokumentsøgning: Angiver om brugeren kan se bilag som andre godkendere har sendt, eller kun de bilag brugeren selv har godkendt i arkiv.
Kan redigere godkendte dokumenter: Angiver om brugeren kan redigere i dokumenter med status 'Frigivet' eller 'Afventer godkendelse'.
Når alle relevante felter er angivet, navigeres tilbage til siden Continia brugere.
Tjek her kolonnerne:
'Send velkomst e-mail' (Document Capture, køb og salgsgodkender) og
'Send velkomst e-mail (EM)' (Expense bruger).
Hvis der er flueben i disse, vil brugeren modtage en velkomstmail når data synkroniseres med Continias servere. Der kan fjernes og sættes flueben ved at bruge funktionen 'Rediger liste' i proceslinjen.
Når man er tilfreds med fluebenene, skal funktionen 'Udlæs brugere' bruges.
- Læg her mærke til om fluebenene forsvinder. Ellers kan brugerne markeres (blå) og funktionen 'Send velkomst e-mail' i proceslinjen bruges.
Herefter vil brugerne modtage en mail, hvorfra de kan registrere deres bruger og vil derefter kunne logge ind i Continias webgodkendelsesportal, hvis denne mulighed er valgt i opsætningen.
Brugeroprettelse (Expense bruger) :
Åbn siden Continia brugere. Her klikkes på +Ny i proceslinjen øverst.
Hvis brugeren allerede eksisterer i Business Central som Fuld bruger, Light bruger eller Godkender, kan brugeren vælges ved at klikke på de tre prikker (assist menu) i feltet Bruger-id.
Hvis ikke brugeren findes som Fuld bruger, Light bruger eller Godkender, skal et unikt ID tastet manuelt i dette felt.
Tast herefter brugerens navn og e-mail på de øvrige felter på linjen.
Sæt logintype til 'Office 365' hvis brugeren er Fuld bruger, Light bruger eller Godkender.
Sæt logintype til 'Ingen BC login' for brugere som udelukkende er Expense brugere.
Klik derefter på den flade streg i 'Adgang til regnskaber':
Dette åbner en liste over alle regnskaber. Her skal adgang til et regnskab angives, før andre felter kan udfyldes. Dette gøres ved at markere en linje, og derefter klikke flueben til i kassen under 'Adgang':
Når adgang er givet, anbefales at lukke vinduet og navigere over på siden Continia brugeropsætning, som er et lignende vindue med flere felter og muligheder.
I Continia brugeropsætning, kan angives mange muligheder. Nedenfor er de felter som har betydning for Expense brugere angivet:
Expense Godkender-id: Den person som skal godkende udgifter for den valgte bruger.
Expense bruger: Angiver om brugeren er Expense bruger / Expense user.
Kreditornr.: Angiver brugerens kreditornr. Dette bruges til at afregne udlæg fra brugeren og er Ecodels anbefaling at bruge som alternativ til Medarbejdernr.
Medarbejdernr: Angiver brugerens medarbejdernr. Dette er et alternativ til kreditornr. hvor brugeren kan afregnes på. Vær opmærksom på at der ikke er samme funktionalitet som ved kreditorer - f. eks. ingen mulighed for at se aldersfordelt gæld.
Expense brugergruppe: Angiver den gruppe som brugeren tilhører. Expense brugergrupper angiver de betalingstyper som brugeren har adgang til og hvorledes de forskellige udgiftstyper bogføres. F. eks kan man have en gruppe til SÆLGERE som bogfører Hotel på én konto og en gruppe til TEKNIKERE som bogfører Hotel på en anden konto.
Udgiftspåmindelseskode.: Angiver brugerens påmindelseskode. Disse koder angiver et loft på hvor mange mails/notifikationer som brugeren maksimalt kan modtage per udgift.
Når alle relevante felter er angivet, navigeres tilbage til siden Continia brugere.
Tjek her kolonnerne:
'Send velkomst e-mail' (Document Capture, køb og salgsgodkender) og
'Send velkomst e-mail (EM)' (Expense bruger).
Hvis der er flueben i disse, vil brugeren modtage en velkomstmail når data synkroniseres med Continias servere. Der kan fjernes og sættes flueben ved at bruge funktionen 'Rediger liste' i proceslinjen.
Når man er tilfreds med fluebenene, skal funktionen 'Udlæs brugere' bruges.
- Læg her mærke til om fluebenene forsvinder. Ellers kan brugerne markeres (blå) og funktionen 'Send velkomst e-mail' i proceslinjen bruges.
Herefter vil brugerne modtage en mail, hvorfra de kan registrere deres bruger og vil derefter kunne logge ind i Expense Management appen på deres telefon / browser.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.