BI Layouts - Brugervejledning

Denne vejledning viser trin for trin, hvordan du opretter og vedligeholder BI Layouts til finansielle rapporter, der dynamisk ændres direkte i Power BI.

Kort overblik

• BI Layouts er skabeloner for dine rapportlinjer (fx indtægter, omkostninger, nøgletal).
• Hver linje har en Totaling Type, der styrer beregning/visning, og et Sorting-nummer for rækkefølge.
• Layoutet eksporteres og forbruges af Power BI, hvor Highlight og Visible påvirker format og synlighed.
• Nye layouts og ændringer tilføjes til jobkøen og vil i Power BI blive opdateret hver nat.

Sådan opretter du et nyt layout (trin for trin)

1. Åbn BI Layouts
   Søg i Business Central efter 'BI Layouts' → vælg en ny linje for at oprette et layout (eller Rediger et eksisterende).
2. Tilføj linjer til layoutet
   For hver linje angiver du:
   - Totaling Type: SubCategory / GLAccount / Lines / blank
   - Sorting: Bestemmer rækkefølge (starter ved 10 og stiger med 10)
   - Highlight: Skal linjen markeres visuelt
   - Visible: Skal linjen vises i Power BI
   - Layout caption: Teksten der vises i rapporten
3. Gem og test
   Gem layoutet, vent på opdatering af Power BI-datasæt, og kontroller at linjer, summeringer og formatering ser korrekte ud.

Felter og indstillinger - Hvordan virker de?

Totalling type

• SubCategory
  - Angiv hvilken kontounderkategori linjen skal vise (fx Indtægter)
  - Værdien aggregeres fra alle konti i den valgte kontounderkategori
• GLAccount
  - Angiv et konto interval eller speficikke der skal summeres
  - Beregningen vil vise summen af valgte konti
• Lines
  - Udfyld feltet "Totalling" med en formel baseret på sortingnumre
  - Formlen skal sættes sammen med "+" så et eksempel på dette kunne være "10+20+30" Hvor summen af de summer i linje 10, 20 og 30 vil blive lagt sammen.
  - Bruges ofte til at vise fx "indtægter i alt" eller "Årets resultat"
• Blank
  - En blank linje med indstillingen "Visible" vil fungere som luft i mellem linjerne
  - Bruges til visuelt at skille linjer ad - Flere blanke linjer giver mere plads mellem linjerne

Sorting

• Styrer den visuelle rækkefølge i rapporten og bruges som reference i "Lines-formler"
• Standard opdeling er 10, 20, 30 .. men man kan tilføje og ændre tallene som man vil. fx tilføje 25 mellem 20 og 30 uden at ændre alle sorting numrene

Highlight

• Angiver om linjen skal fremhæves i Power BI rapporten
• I BC vises det som FED, men i Power BI vil det blive vist med en mørkere baggrund

Visible

• Styrer om linjen skal vises i Power BI
• Bruges til mellemregninger fx linje 10, 20 og 30 er visible = 0 men "Lines" linjen der summerer de 3 er visible = 1. På den måde kan man lave "skjulte" mellemregninger

Layout caption

• Fritekst felt som vises i rapporten
• Bruges til at tilpasse formuleringer (fx visuelt vil vi gerne skrive 'Salg' i stedet for 'Indtægter' som Kontokategorien hedder)

Bedste praksis - undgå fejl og misforståelser

Navngivning:

Gør "Layout caption" meningsfuld (fx 'Salg' fremfor 'Indtægter – kategori A')

Spacing:

Brug blanke linjer strategisk for læsbarhed

Synlighed:

Skjul hjælpe/mellemregnings-linjer ved at angive Visible = 0, og beregn totaler med "Lines"

Rapportens rækkefølge:

Sorting kolonnen kan ændres præcis til den rækkefølge man ønsker at se i rapporten. Indskudte linjer fx "15" mellem række 10 og 20 er god praksis (på kort sigt)

Formler:

I lines formler er det vigtigt at opdatere hvilke "sorting" numre der skal summeres ved ændringer

Test:

Dobbelttjek altid om tallene stemmer med regnskabet i BC - Findes en afvigelse er det højst sandsynligt en konto der mangler en kontounderkategori eller "Lines" summeringslinjerne der skal dobbelttjekkes

Fejlfinding:

• Min Lines-formel giver 0
  - Tjek at refererede Sorting-numre findes og er korrekte
  - Bekræft at linjerne ikke er skjulte i Power BI
  - Tjek at formlen kun indeholder tilladte symboler: + for Lines, .. og | for GLAccount
• En GLAccount-linje summerer ikke forventede konti
  - Gennemgå valgte konti – mangler der en, kommer den ikke med
  - Tjek dimensioner/filtre i Power BI
• SubCategory viser for højt/lavt tal
  - Kontroller kontomapping i BC, har en konto ingen konto eller en forkert kontounderkategori, vil den ikke blive vist korrekt
  - Vær opmærksom på kontotype (indtægt/udgift vs. balance/resultat)
  - Tjek at underkategorien ikke er vist flere gange
• Highlight vises ikke som fed i Power BI
  - Det er forventet: Power BI bruger mørkere baggrund i stedet for fed skrift