Toggl Integration

ERP-hotellet har en indbygget integration med Toggl.

Integrationen fungerer ved at eksportere Sagsopgaver til Toggl (som Projekter) og eksportere Kunder til Toggl (som Klienter). Alle Projekter oprettes tilknyttet den Klient som står i sagsopgavens faktureringsdebitor.

Tilsvarende importeres alle Toggl-projekter til Sager og Toggl-opgaver til sagsopgaver. Toggl klienter tilknyttes kundenumre, Toggl-projekter tilknyttes sager/sagsopgaver og Toggl-opgaver tilknyttes tilsvarende sager/sagsopgaver.

Eksport af Klienter, Projekter og Opgaver til Toggl

Funktionen er planlagt, men ikke udviklet endnu. I øjeblikket oprettes Klienter og Projekter manuelt i Toggl, med samme Beskrivelse på Klienten som sagen har i BC og på Projektet som sagsopgaven har i BC.

Klienters, projekters og opgavers navne kan ændres i den tilsvarende BC-tabel og det vil udløse en tilsvarende ændring af navnet i Toggl. Hvis feltet Aktiv ændres på et projekt eller en opgave sendes ændringen også til Toggl.

Import af Klienter, Projekter og Opgaver til Business Central

Alle Klienter, Projekter og Opgaver hentes fra Toggl og gemmes i tilsvarende tabeller i BC. Tabeller og deres indhold kan alle ses ved at fremsøge dem i BC klienten.

• Toggl Klienter: ID, navn - Toggl klienter kan mappes til BC kunder 
• Toggl Projekter: ID, navn, klient - Toggl Projekter kan mappes til BC sagsopgaver
• Toggl Opgaver: ID, navn, projekt-id, aktiv - Toggl Opgaver kan mappes til BC sagsopgaver

Relation mellem Debitorer og Klienter samt Sagsopgaver og Projekter/Opgaver

Ved import af en ny Klient fra Toggl, vil der blive søgt i BC efter en tilsvarende debitor på navn, med mindre Toggl-navnet indeholder et ulovligt tegn såsom "&@?*|()". Disse specialtegn umuliggør søgning med filtre i BC.

Ved import af et Toggl projekt eller en opgave vil der ligeledes blive søgt i BC efter en tilsvarende sagsopgavelinje baseret på enten

1. Sagsbeskrivelse = Klientnavn og Sagsopgavebeskrivelse = Projektnavn, eller
2. Sagsbeskrivelse = Projektnavn og Sagsopgavebeskrivelse = Opgavenavn.

Samme begrænsning gælder for specialtegn i navnene som for debitorer/klienter.

Denne automatiske relations-opsætning kan overstyres fra "Toggl klient" tabellen, "Toggl projekt" tabellen og/eller "Toggl opgave" tabellen. Opsætningen i opgavetabellen kan godt være anderledes end opsætningen på det tilhørende Toggl projekt. I så fald tager opgavetabellens opsætning forrang for projekttabellen, hvor der er en opgave tilknyttet en tidsregistrering.

Import af sagsposter til BC

Sagsposter importeres for indeværende måned (baseret på arbejdsdato i BC). Ønskes poster fra sidste måned sættes arbejdsdatoen blot til en dato i sidste måned inden import.

Felter der importeres er

• Registrerings-id, projekt-id, opgave-id, bruger-id, registreringsdato, varighed, beskrivelse og fakturerbar.

Ved import gennemsøges tabellen "Toggl projekt" efter registreringens tilknyttede projekt-id. Herfra hentes BCs Sagsnummer og Sagsopgavenummer. Hvis ikke et sags- og opgavenummer er opgivet i tabellen, gennemsøger importen sager og opgaver baseret på samme logik som ved importen af projekter, enten

1. Sagsbeskrivelse = Klientnavn og Sagsopgavebeskrivelse = Projektnavn, eller
2. Sagsbeskrivelse = Projektnavn og Sagsopgavebeskrivelse = Opgavenavn.

Hvis en passende sagsopgave findes, gemmes det i "Toggl projekt"-tabellen og registreringslinjen lægges i sagskladden. Hvis en sagsopgave ikke kan findes automatisk, vises en fejl og man må lave den relevante opsætning i tabellen "Toggl projekt" eller "Toggl opgave" manuelt.

Sagsposter importeres med en evt. opgaves beskrivelse pre-fixet den manuelle beskrivelse.

Note vedr. ændring af tidligere registreringer

Hver tidsregistrering i Toggl har et unikt ID, som gemmes i BC, så hvis posten allerede ligger i sagskladden overskrives den, men er posten allerede bogført, så ignoreres den. Hav derfor en streng politik omring ændring af historiske tidsregistreringer i Toggl, når de først er bogført i BC. Der er ingen kontrol af disse mulige ændringer.

Note vedr. håndtering af Klienter/Debitorer

Det er muligt at ændre projekters tilknytning til klienter i Toggl, men dette påvirker ikke sagen eller hvilken debitor der er tilknyttet sagen i BC. Sagsposten oprettes på den Sag som Toggl-projektet er linket til uanset evt. uoverenstemmelser mellem sagens Debitor (BC) og projektets Klient (Toggl). Det er således muligt at have en mere nuanceret Klient-tildeling i toggl, mens man samlefakturerer en sag i BC eller omvendt.